Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Dartsliitto ry
Y-tunnus: 1461646-3
Sähköposti: office@darts.fi
https://darts.fi/liiton-yhteystiedot/

Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käyttötarkoituksena on:

• Palvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
  • Asiakaspalvelun aineistot
  • Kehitystoiminnan aineistot
• Jäsen- ja lisenssirekisteri ja kilpailutoiminta
  • Jäsenrekisterin hallinta
  • Lisenssirekisterin ylläpito
  • Kilpailuosallistumisten hallinta
  • Kilpailutulosten kirjaaminen ja julkaisu
  • Kilpailumaksujen käsittely
  • Palkintojen maksaminen
• Hallinto
  • Yhdistystoiminnan päätöksenteko
  • Toimihenkilöiden ja luottamushenkilöiden perustiedot
  • Jäsenyhdistysten nimeämien yhteyshenkilöiden yhteystiedot
  • Kurinpidon käsittelytiedot ja rangaistusluettelo
• Talous ja henkilöstö
  • Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen
  • Maksutiedot ja tulorekisteri-ilmoitukset
  • Työsuhteiden hoitaminen
• Viestintä ja tiedotus
  • Uutisoinnin toteutus
  • Verkkosivujen ylläpito ja sisällön julkaisu ml. jäsenistön yhteystiedot
  • Jäsenyhdistys- ja pelaajaviestinnän toteuttaminen
  • Valokuvien tallennus ja käyttö uutisoinnissa ja muussa viestinnässä
• Tuloshistorian säilyttäminen
  • Tulosten julkaiseminen ja säilyttäminen

Rekisterinpito perustuu:

• Lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. jäsenluettelo)
• Sopimuksen täyttämiseen (esim. kilpailulisenssit)
• Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (esim. yhteystietojen julkaiseminen)
• Rekisteröidyn suostumukseen (esim. evästeet)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää käyttötarkoituksen mukaisesti seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

• Henkilötiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli
• Yhteystiedot: osoite, sähköposti, puhelinnumero
• Jäsenyystiedot: jäsenyhdistys, jäsenyyden alkamispäivä
• Lisenssitiedot: lisenssityyppi, voimassaoloaika
• Kilpailutiedot: osallistumistiedot, tulokset, saavutukset
• Kurinpitotiedot: nimi, käsittelyyn liittyvät tiedot
• Valokuvat ja videot tapahtumista
• Maksutiedot: osto- ja myyntireskontra sekä kilpailumaksut, palkkiot ja niiden maksutiedot
• Työsuhdetiedot: Työsopimukset, työajanseuranta ja vuosilomatiedot.
• Verkkosivujen sisältöön liittyvät tiedot

Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltä. Kilpailutulokset rekisteröityvät kilpailujärjestelmän avulla. Valokuvat ja videot tallennetaan kilpailuista ensisijaisesti kilpailunjärjestäjän koordinoimana. Kurinpitoon liittyvät tiedot ilmoituksen tekijältä, kilpailuorganisaatiolta ja vastineet rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Säilytysajat määritellään käyttötarkoituksen mukaan seuraavasti:

• Jäsen- ja lisenssitiedot: Jäsenyyden tai lisenssin voimassaolon ajan sekä kohtuullinen aika sen päättymisen jälkeen. Kohtuulliseksi ajaksi on määritelty enintään 5 vuotta
• Kilpailutulokset ja ranking-tilastot sekä liiton edustustehtävien tiedot: Säilytetään pysyvästi, jos kyseessä on liiton virallinen kilpailu tai ranking-järjestelmään tai maajoukkuetoiminta.
• Seurojen järjestämien kilpailujen tulokset: Säilytetään enintään 5 vuoden ajan, jos niillä on tilastollista tai seurantamerkitystä.
• Kansainvälisiin kilpailuihin liittyvät tiedot: Kilpailutulokset säilytetään pysyvästi, jos kilpailu on osa liittyy liiton viralliseen ranking- ja kilpailujärjestelmää. Kansainvälinen lajiliitto toimii rekisterinpitäjänä kansainväliseen kilpailujärjestelmään liittyvien tietojen osalta
• Valokuvat ja uutismateriaali: Säilytetään käyttötarkoituksen päättymiseen asti.
• Taloustiedot: Tositteet 6 vuotta ja tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Henkilöstö: Työsuhdeasiat 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, työaika- ja vuosiloma-asiat 2 vuotta.
• Hallinto: Yhdistyksen kokouksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi. Jäsenluettelo otetaan talteen liittenä osana yhdistyksen kokouksen pöytäkirjoissa, kuten toimintasuunnitelmat ja toimintakertomukset.
• Muut aineistot: Arvioidaan käyttötarve ja tarpeettomat tuhotaan. Aineistot jotka tarvitaan historiikin kirjoittamiseen säilytetään pysyvästä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa lajiliiton organisaatiorakenteen sisällä:

• Seuratoiminnan ja kilpailutoiminnan järjestämiseen jäsenyhdistyksille
• Julkiset tulokset verkkosivuilla ja muissa tiedotuskanavissa

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. tulorekisteri, pankki, verotus)
• Kilpailutuloksia voidaan luovuttaa kansainvälisille lajiliitoille (esim. WDF, IDF), jos kilpailu kuuluu kansainväliseen kalenteriin, tulokset vaikuttavat kansainväliseen rankingiin tai tiedot ovat muuten olennainen osa kansainvälistä kilpailujärjestelmää. Vastaanottajat käsittelevät tietoja omassa roolissaan rekisterinpitäjinä.

Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle: 
World Darts Federation (WDF) kotipaikka on Kalifornia, USA, joten tiedot luovutetaan jäsenyyden ja siihen sisältyvän kilpailujärjestelmän perusteella rekisterinpitäjän haltuun. Siirrot rajoitetaan välttämättömiin tietoihin, ja ne liittyvät aina kilpailutoiminnan toteuttamiseen.

Muita henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaista suojausta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tietojen tarkastusoikeus
• Virheellisten tietojen oikaiseminen
• Tietojen poistaminen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• Käsittelyn rajoittaminen
• Vastustamisoikeus (esim. oikeutetun edun perusteella käsiteltävien tietojen osalta)
• Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen
• Oikeuksia voidaan rajoittaa oikeutetun edun käyttötarkoituksen perusteella (esim. tuloshistorian ylläpito tai yhdistyksen historiikin laatimiseen tarvittavat tiedot).

Tietoturva

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja niiden suojaamiseksi on käytössä asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet. Tietoihin pääseminen on rajoitettu vain niille henkilöille, joiden tehtäviin niiden käsittely kuuluu.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojasi ei käytetät automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoja ja ohjeet valituksen tekemiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja oikeuksien käyttämiseksi voi olla yhteydessä liiton toimistoon. Yhteystiedot https://darts.fi/liiton-yhteystiedot/

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tämä tietosuojaseloste voi muuttua esimerkiksi lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Ajantasainen seloste on saatavilla Suomen Dartsliiton verkkosivuilla.